Een werkgroep binnen het Verbond der Verzorgingsinstellingen (VVI) dat de Vlaams Christelijke zorgvoorzieningen groepeert, bereidt een charter voor met basisregels inzake gegevensregistratie. Bedoeling is dat overheid en ziekenhuizen zich daaraan houden zodat alles ‘hygiënischer’ verloopt. Tevens komt er een kosten/baten-analyse van de verpleegkundige registratie. Aanleiding is een nieuw formulier. Het invullen vergt minstens vier minuten tegenover twee minuten vroeger. Het VVI vraagt zich af of het in tijden van schaarste ethisch nog verantwoord is dat verpleegkundigen in papier hun tijd moeten stoppen. Die tijd kunnen ze uiteraard niet aan het bed van de patiënt doorbrengen. Dat meldt het medische weekblad de Huisarts.
Het VVI gaat in de aanval tegen de vele administratieve verplichtingen die de overheid de ziekenhuizen oplegt. Daartoe richtten de algemene ziekenhuizen onlangs een ‘werkgroep registraties’ op. Aanleiding is de registratie van de sinds 1 maart vernieuwde verpleegkundige gegevens. Rudy Maertens, voorzitter van de werkgroep en algemeen directeur van het Eeklose fusieziekenhuis AZ Alma geeft aan de huisarts toelichting.
“Het is al langer geweten dat ziekenhuizen voor diverse overheden tal van administratieve formaliteiten en registraties moeten uitvoeren”, steekt Maertens van wal. “Dat we ons moeten verantwoorden, is logisch. We werken tenslotte met belastingsgeld. Maar vaak lijdt de overheid aan ‘registritis’, van alles en nog wat moet geregistreerd worden. Soms ook wijzigen de richtlijnen ‘en cours de route.’ Bovendien krijgen instellingen weinig, laattijdig of zelfs geen feedback.”
Volgens Rudy Maertens is verbetering mogelijk. “als de overheid van ons goed ziekenhuisbeheer vraagt, mogen we vragen dat ze ook zelf goed besturen”, zegt hij. In de werkgroep zetelen naast beleidsverantwoordelijken uit de ziekenhuizen ook deskundigen inzake financiële en medische registratie. Maertens: “Zij kunnen duiden waar de instructies niet efficiënt zijn, tijdverlies of kosten met zich meebrengen. Het gebeurt bijvoorbeeld geregeld dat de Vlaamse en de federale overheid, het riziv en volksgezondheid dezelfde vragen stellen. De experts geven aan waar er verbeterpotentieel is inzake kosten en manuren.” De beleidsverantwoordelijken in de werkgroep duiden de impact van de registratie op beleidsniveau en geven aan wat de pijnpunten zijn.
Belangrijk want, dixit Rudy Maertens in de huisarts “stilaan ontstaat overal schaarste aan zorgpersoneel, aan verpleegkundigen en artsen. Verpleegkundigen die uitgebreid administratief moeten registreren houden uiteraard minder tijd over voor effectieve zorgverlening. Dat roept ethische vragen op. Kunnen verpleegkundigen hun tijd niet beter doorbrengen aan het bed van de patiënt?”
Vraag is hoeveel manuren al die registratieverplichtingen opslorpen? “Daarover bestaan heel veel uiteenlopende ideeën in de sector en bij de overheid,” legt Maertens uit. “De werkgroep heeft tot taak dat te objectiveren.” Meteen zitten we bij de aanleiding waarom een werkgroep werd opgericht: de nieuwe versie van de Minimale Verpleegkundige Gegevens. Een MVG II-formulier invullen vergt per patiënt vier minuten. Tegenover twee minuten vroeger. Maertens: “De registratietijd verdubbelt dus. Hoewel. Want in die vier minuten is de omkaderende registratie, het invullen van de instellings- en personeelsgegevens niet eens begrepen. Dat vergt nog extra tijd. Ik vraag me af of de overheid wel beseft hoeveel voltijdse equivalenten hiervoor allemaal nodig zijn. Terwijl het toch maar gaat om een bijsturingsvariabiliteit van 1 à 2% per instelling. Dat is zeer weinig en men kan zich dus afvragen of het sop de kool wel waard is. Bovendien: hoe gaat de overheid hiermee om? Doen ze ook iets met al de opgevraagde informatie?”
De VVI-werkgroep zegt in de Huisarts op meer ‘registratiehygiëne’ te mikken. Dat wil men bereiken door het opstellen van een charter waarin overheid en ziekenhuizen zich engageren om de registratie kwaliteitsvol te laten verlopen. Maertens: “De sector heeft heel wat opmerkingen en frustraties bij de administratieve belasting. Dat willen we vermijden door spelregels op te stellen. Alle partijen, gaande van academici –doorgaans de bedenkers van de registratiesystemen-, over overheden tot ziekenhuizen die uiteindelijk de opdrachten uitvoeren, ondertekenen dat charter. Zo hopen we te voorkomen dat verschillende overheden hetzelfde vragen, dat we enorme inspanningen leveren voor minimale bijsturingen en dat men uiteindelijk niks doet met de resultaten. Het charter vormt een engagement tussen de overheid en de sector. Alle partijen zetten onder de consensus hun handtekening en nemen hun verantwoordelijkheid op. Wat ook impliceert dat de ziekenhuizen de registratie-instrumenten op zich aanvaarden.”
Het charter is dus positief bedoeld. Maertens onderstreept wel dat indien het dode letter blijft en de bestuurlijke en politieke overheden het links laten liggen de ziekenhuizen hardere acties zullen overwegen.
‘Beknopt’ overzicht
Bij wijze van voorsmaakje stelde de VVI-werkgroep registraties al een beknopt overzicht op van de in zwang zijnde verplichte registratiesystemen in de ziekenhuizen. De inventaris leert dat er een twaalftal instrumenten zijn. Vaak bestaan ze uit verschillende delen en lang niet altijd is het duidelijk of de overheid de resultaten wel effectief gebruikt.
Van belang zijn zeker de minimale ziekenhuisgegevens. Hierin staat basisinformatie over de instelling, administratieve patiëntengegevens, medische, verpleegkundige en personeelsgegevens. Verder: riziv-facturatie, Minimale Financiële Gegevens, 23 tabellen ‘Finhosta’-informatie… Er lopen momenteel ook minstens elf proefprojecten in de ziekenhuizen, aldus de Huisarts. En om de financiering in het kader van het budget Financiële Middelen te behouden, dienen de ziekenhuizen minstens negen jaar- of activiteitenverslagen klaar te stomen. Om erkenningen –vooral van zorgprogramma’s en -functies- te behouden, zijn er verslagen nodig. Patiëntendossiers –zowel medische als verpleegkundige- en jaarlijkse ziekenhuisstatistieken vindt de overheid eveneens onontbeerlijk. Of nog: in het kader van het kwaliteitsdecreet is een kwaliteitshandboek, een kwaliteitsbeleid en een kwaliteitsmanagementsysteem vereist…
“Het is al langer geweten dat ziekenhuizen voor diverse overheden tal van administratieve formaliteiten en registraties moeten uitvoeren”, steekt Maertens van wal. “Dat we ons moeten verantwoorden, is logisch. We werken tenslotte met belastingsgeld. Maar vaak lijdt de overheid aan ‘registritis’, van alles en nog wat moet geregistreerd worden. Soms ook wijzigen de richtlijnen ‘en cours de route.’ Bovendien krijgen instellingen weinig, laattijdig of zelfs geen feedback.”
Volgens Rudy Maertens is verbetering mogelijk. “als de overheid van ons goed ziekenhuisbeheer vraagt, mogen we vragen dat ze ook zelf goed besturen”, zegt hij. In de werkgroep zetelen naast beleidsverantwoordelijken uit de ziekenhuizen ook deskundigen inzake financiële en medische registratie. Maertens: “Zij kunnen duiden waar de instructies niet efficiënt zijn, tijdverlies of kosten met zich meebrengen. Het gebeurt bijvoorbeeld geregeld dat de Vlaamse en de federale overheid, het riziv en volksgezondheid dezelfde vragen stellen. De experts geven aan waar er verbeterpotentieel is inzake kosten en manuren.” De beleidsverantwoordelijken in de werkgroep duiden de impact van de registratie op beleidsniveau en geven aan wat de pijnpunten zijn.
Belangrijk want, dixit Rudy Maertens in de huisarts “stilaan ontstaat overal schaarste aan zorgpersoneel, aan verpleegkundigen en artsen. Verpleegkundigen die uitgebreid administratief moeten registreren houden uiteraard minder tijd over voor effectieve zorgverlening. Dat roept ethische vragen op. Kunnen verpleegkundigen hun tijd niet beter doorbrengen aan het bed van de patiënt?”
Vraag is hoeveel manuren al die registratieverplichtingen opslorpen? “Daarover bestaan heel veel uiteenlopende ideeën in de sector en bij de overheid,” legt Maertens uit. “De werkgroep heeft tot taak dat te objectiveren.” Meteen zitten we bij de aanleiding waarom een werkgroep werd opgericht: de nieuwe versie van de Minimale Verpleegkundige Gegevens. Een MVG II-formulier invullen vergt per patiënt vier minuten. Tegenover twee minuten vroeger. Maertens: “De registratietijd verdubbelt dus. Hoewel. Want in die vier minuten is de omkaderende registratie, het invullen van de instellings- en personeelsgegevens niet eens begrepen. Dat vergt nog extra tijd. Ik vraag me af of de overheid wel beseft hoeveel voltijdse equivalenten hiervoor allemaal nodig zijn. Terwijl het toch maar gaat om een bijsturingsvariabiliteit van 1 à 2% per instelling. Dat is zeer weinig en men kan zich dus afvragen of het sop de kool wel waard is. Bovendien: hoe gaat de overheid hiermee om? Doen ze ook iets met al de opgevraagde informatie?”
De VVI-werkgroep zegt in de Huisarts op meer ‘registratiehygiëne’ te mikken. Dat wil men bereiken door het opstellen van een charter waarin overheid en ziekenhuizen zich engageren om de registratie kwaliteitsvol te laten verlopen. Maertens: “De sector heeft heel wat opmerkingen en frustraties bij de administratieve belasting. Dat willen we vermijden door spelregels op te stellen. Alle partijen, gaande van academici –doorgaans de bedenkers van de registratiesystemen-, over overheden tot ziekenhuizen die uiteindelijk de opdrachten uitvoeren, ondertekenen dat charter. Zo hopen we te voorkomen dat verschillende overheden hetzelfde vragen, dat we enorme inspanningen leveren voor minimale bijsturingen en dat men uiteindelijk niks doet met de resultaten. Het charter vormt een engagement tussen de overheid en de sector. Alle partijen zetten onder de consensus hun handtekening en nemen hun verantwoordelijkheid op. Wat ook impliceert dat de ziekenhuizen de registratie-instrumenten op zich aanvaarden.”
Het charter is dus positief bedoeld. Maertens onderstreept wel dat indien het dode letter blijft en de bestuurlijke en politieke overheden het links laten liggen de ziekenhuizen hardere acties zullen overwegen.
‘Beknopt’ overzicht
Bij wijze van voorsmaakje stelde de VVI-werkgroep registraties al een beknopt overzicht op van de in zwang zijnde verplichte registratiesystemen in de ziekenhuizen. De inventaris leert dat er een twaalftal instrumenten zijn. Vaak bestaan ze uit verschillende delen en lang niet altijd is het duidelijk of de overheid de resultaten wel effectief gebruikt.
Van belang zijn zeker de minimale ziekenhuisgegevens. Hierin staat basisinformatie over de instelling, administratieve patiëntengegevens, medische, verpleegkundige en personeelsgegevens. Verder: riziv-facturatie, Minimale Financiële Gegevens, 23 tabellen ‘Finhosta’-informatie… Er lopen momenteel ook minstens elf proefprojecten in de ziekenhuizen, aldus de Huisarts. En om de financiering in het kader van het budget Financiële Middelen te behouden, dienen de ziekenhuizen minstens negen jaar- of activiteitenverslagen klaar te stomen. Om erkenningen –vooral van zorgprogramma’s en -functies- te behouden, zijn er verslagen nodig. Patiëntendossiers –zowel medische als verpleegkundige- en jaarlijkse ziekenhuisstatistieken vindt de overheid eveneens onontbeerlijk. Of nog: in het kader van het kwaliteitsdecreet is een kwaliteitshandboek, een kwaliteitsbeleid en een kwaliteitsmanagementsysteem vereist…
