Met 800 verpleegkundigen wordt een ziekenhuis van 450 bedden draaiende gehouden. Maar zoveel volk is ook nodig om te voldoen aan de administratieve verplichtingen die de overheid de ziekenhuizen oplegt. Op een moment dat verpleegsters op de arbeidsmarkt een schaars goed zijn, moeten er 800 zich dag na dag met registratie bezighouden, berekende een werkgroep van het Verbond der Verzorgingsinstellingen (VVI). Kostprijs: 54 miljoen waarvan de overheid slechts 15,5 miljoen financiert en de ziekenhuizen de rest. In totaal legt de overheid 191soms uitgebreide formulieren op. Een bericht in het nieuwe 14-daagse blad ‘trends voor Specialisten’.
Al jaren klagen zorgverstrekkers en ziekenhuizen over administratieve belasting. Hoe zwaar al die papieren tijgers echt wegen, werd echter nooit berekend.
Dat is nu veranderd. Aanleiding was de invoering in maart 2008 van vernieuwde minimale verpleegkundige gegevens (MVG). De implementatie zorgde voor ongenoegen. Veel liep mis: richtlijnen wijzigden ‘en cours de route’, handboeken klopten niet, Nederlands- en Franstalige teksten verschilden, de helpdesk was onbereikbaar enz. Onduidelijk was ook wie voor wat verantwoordelijk was.
De manier waarop de nieuwe MVG-registratie tot stand kwam, stuitte eveneens op kritiek. “Soms leek het of men met een thermometer snelheid wou meten,” zegt Rudy Maertens, algemeen directeur van het Eeklose fusieziekenhuis AZ Alma in trends voor Specialisten. Samen met Frederik Coussée, stafmedewerker VVI, is hij de motor achter een werkgroep die de administratieve belasting in kaart brengt. Beiden benadrukken wel dat de problematiek veel dieper gaat dan de nieuwe MVG’s.
Onderschatting
Onthutsend is hun kosten/baten-analyse van de minimale ziekenhuisgegevens (MZG) –zijnde klinische, verpleegkundige, psychiatrische gegevens, spoedgevallen- en mug-registratie. Voor een representatief staal van elf Vlaamse ziekenhuizen lichtte men de kosten door van het personeel in de ‘registratiecellen’ en op de diensten. Ook de ict-, opleidings- en aanpassingskosten werden onderzocht. Baten zijn de specifiek voor deze registratie voorziene financiering.
Om aan alle verplichtingen te voldoen, waren in de elf ziekenhuizen bijna 96 voltijds equivalenten (VTE) nodig. De kostprijs bedroeg 6,5 miljoen waarvan de overheid slechts 1,8 miljoen ophoestte.
Een extrapolatie naar België leert dat er 800 VTE nodig zijn om aan de verplichtingen te voldoen. Vermits het enkel over MZG’s gaat, is dit een onderschatting. Prijskaartje: 54 miljoen waarvan de ziekenhuizen 38,5 miljoen voor hun rekening (moeten) nemen. Voor Rudy Maertens en Frederik Coussée stelt het wegtrekken van 800 VTE gekwalificeerde verpleegkundigen uit de zorgverlening een scherp ethisch-deontologisch probleem. Verpleegkundigen zijn immers schaars.
De verplichte registratie betekent bovendien een enorme kost. De ziekenhuizen stellen vast dat enkel voor de MZG’s alleen al per 100 bedden 1,09 niet-gefinancierde VTE’s nodig zijn. Het topje van de ijsberg: men telde liefst 191 verplichte en soms erg uitgebreide registratieformulieren. De helft komt van de Fod Volksgezondheid maar met 38% kent de Vlaamse overheid er ook wat van.
Projectmatige aanpak
Volgens de organisatie zijn de huidige problemen het gevolg van een inefficiëntie aanpak. De methodologie om registratie-instrumenten te ontwikkelen, deugt niet. De overheid besteedt dit uit aan universitaire teams en richt een begeleidingscommissie op. Maar achteraf klagen academici dat het instrument bestemd is voor registratie van een bepaalde activiteit terwijl de overheid het gebruikt voor financiering. Het academische werkstuk wijzigt achteraf ook nog talloze malen zodat het eindresultaat een gedrocht is. Bovendien zijn de structuren en systemen van de sector en de overheid (Fod Volksgezondheid, riziv…) niet aangepast voor efficiënte registratiedoeleinden.
Het VVI schuift een methode naar voor om de administratieve overlast in te dijken: een projectmatige aanpak. Een project is hiërarchisch opgebouwd en heeft een duidelijk omlijnde structuur en kan zowel methodologisch als structureel heilzaam zijn.
Registratieraad
Het hoogste orgaan is dan de zogenaamde registratieraad die boven de administraties staat en waakt over de methodiek. Indien bv. de overheid de boodschap uitstuurt dat de MVG’s verouderd zijn, zal ze via de registratieraad een project ‘actualisatie MVG-registratie’ toevertrouwen aan een stuurgroep. Deze staat in voor de actualisatie en rapporteert regelmatig aan de registratieraad. De administraties injecteren hun know-how in de stuurgroep. Dat vergt durf want het impliceert dat de Berlijnse muren tussen de verschillende diensten en overheden gesloopt worden. “En voor de oprichting van de registratieraad is een wetgevend initiatief en dus vooral politieke moed nodig.”
Sectorieel draagvlak
De kosten/baten analyse en het voorstel tot oprichting van een registratieraad komt van de Vlaams-Christelijke ziekenhuizen. Daarbij mag het niet blijven. “We willen een breed sectorieel draagvlak. Alle Vlaamse, Waalse, Brusselse, openbare, private ziekenhuizen moeten de krachten bundelen, een Belgisch platform creëren, dit samen aanklagen en samen tot een oplossing komen.” Informeel vergaderen de acht ziekenhuisorganisaties van België hierover in de loop van februari. “Het VVI wil wel als zweeppartij optreden en een ‘sense of urgency’ opwekken. Want vooral de Franstaligen voelen het blijkbaar als minder dramatisch aan,” stellen Maertens en Coussée in trends voor Specialisten.
Doel is met een gezamenlijk document, een charter, naar de administraties en politici te stappen. Informeel kregen de Fod Volksgezondheid en de Vlaamse administratie de plannen al te zien, overleg met het riziv is voorzien.
Als iedereen voldoende gesensibiliseerd is en bereid het charter te ondertekenen tonen ze meteen ook dat het hen menens is, menen Maertens en Coussée. Ze willen de projectmatige aanpak trouwens inschrijven in het op stapel staande e-health platform. “Technisch is dat betrouwbaar en veilig. Waarom zouden we het dan niet als platform gebruiken voor de hele registratieproblematiek?”
Wel houden beide experts er ernstig rekening mee dat hun ambitieuze opzet faalt. “Maar wat is het alternatief? Een status-quo en blijven klagen? Of een collectieve sectoriële registratiestaking? Dat willen we liever niet. Tijdens de informele contacten onthaalde men onze plannen positief. Maar het klopt, registratie correct honoreren, vergt extra middelen. En het is de vraag of de overheid daartoe bereid is.”
Dat is nu veranderd. Aanleiding was de invoering in maart 2008 van vernieuwde minimale verpleegkundige gegevens (MVG). De implementatie zorgde voor ongenoegen. Veel liep mis: richtlijnen wijzigden ‘en cours de route’, handboeken klopten niet, Nederlands- en Franstalige teksten verschilden, de helpdesk was onbereikbaar enz. Onduidelijk was ook wie voor wat verantwoordelijk was.
De manier waarop de nieuwe MVG-registratie tot stand kwam, stuitte eveneens op kritiek. “Soms leek het of men met een thermometer snelheid wou meten,” zegt Rudy Maertens, algemeen directeur van het Eeklose fusieziekenhuis AZ Alma in trends voor Specialisten. Samen met Frederik Coussée, stafmedewerker VVI, is hij de motor achter een werkgroep die de administratieve belasting in kaart brengt. Beiden benadrukken wel dat de problematiek veel dieper gaat dan de nieuwe MVG’s.
Onderschatting
Onthutsend is hun kosten/baten-analyse van de minimale ziekenhuisgegevens (MZG) –zijnde klinische, verpleegkundige, psychiatrische gegevens, spoedgevallen- en mug-registratie. Voor een representatief staal van elf Vlaamse ziekenhuizen lichtte men de kosten door van het personeel in de ‘registratiecellen’ en op de diensten. Ook de ict-, opleidings- en aanpassingskosten werden onderzocht. Baten zijn de specifiek voor deze registratie voorziene financiering.
Om aan alle verplichtingen te voldoen, waren in de elf ziekenhuizen bijna 96 voltijds equivalenten (VTE) nodig. De kostprijs bedroeg 6,5 miljoen waarvan de overheid slechts 1,8 miljoen ophoestte.
Een extrapolatie naar België leert dat er 800 VTE nodig zijn om aan de verplichtingen te voldoen. Vermits het enkel over MZG’s gaat, is dit een onderschatting. Prijskaartje: 54 miljoen waarvan de ziekenhuizen 38,5 miljoen voor hun rekening (moeten) nemen. Voor Rudy Maertens en Frederik Coussée stelt het wegtrekken van 800 VTE gekwalificeerde verpleegkundigen uit de zorgverlening een scherp ethisch-deontologisch probleem. Verpleegkundigen zijn immers schaars.
De verplichte registratie betekent bovendien een enorme kost. De ziekenhuizen stellen vast dat enkel voor de MZG’s alleen al per 100 bedden 1,09 niet-gefinancierde VTE’s nodig zijn. Het topje van de ijsberg: men telde liefst 191 verplichte en soms erg uitgebreide registratieformulieren. De helft komt van de Fod Volksgezondheid maar met 38% kent de Vlaamse overheid er ook wat van.
Projectmatige aanpak
Volgens de organisatie zijn de huidige problemen het gevolg van een inefficiëntie aanpak. De methodologie om registratie-instrumenten te ontwikkelen, deugt niet. De overheid besteedt dit uit aan universitaire teams en richt een begeleidingscommissie op. Maar achteraf klagen academici dat het instrument bestemd is voor registratie van een bepaalde activiteit terwijl de overheid het gebruikt voor financiering. Het academische werkstuk wijzigt achteraf ook nog talloze malen zodat het eindresultaat een gedrocht is. Bovendien zijn de structuren en systemen van de sector en de overheid (Fod Volksgezondheid, riziv…) niet aangepast voor efficiënte registratiedoeleinden.
Het VVI schuift een methode naar voor om de administratieve overlast in te dijken: een projectmatige aanpak. Een project is hiërarchisch opgebouwd en heeft een duidelijk omlijnde structuur en kan zowel methodologisch als structureel heilzaam zijn.
Registratieraad
Het hoogste orgaan is dan de zogenaamde registratieraad die boven de administraties staat en waakt over de methodiek. Indien bv. de overheid de boodschap uitstuurt dat de MVG’s verouderd zijn, zal ze via de registratieraad een project ‘actualisatie MVG-registratie’ toevertrouwen aan een stuurgroep. Deze staat in voor de actualisatie en rapporteert regelmatig aan de registratieraad. De administraties injecteren hun know-how in de stuurgroep. Dat vergt durf want het impliceert dat de Berlijnse muren tussen de verschillende diensten en overheden gesloopt worden. “En voor de oprichting van de registratieraad is een wetgevend initiatief en dus vooral politieke moed nodig.”
Sectorieel draagvlak
De kosten/baten analyse en het voorstel tot oprichting van een registratieraad komt van de Vlaams-Christelijke ziekenhuizen. Daarbij mag het niet blijven. “We willen een breed sectorieel draagvlak. Alle Vlaamse, Waalse, Brusselse, openbare, private ziekenhuizen moeten de krachten bundelen, een Belgisch platform creëren, dit samen aanklagen en samen tot een oplossing komen.” Informeel vergaderen de acht ziekenhuisorganisaties van België hierover in de loop van februari. “Het VVI wil wel als zweeppartij optreden en een ‘sense of urgency’ opwekken. Want vooral de Franstaligen voelen het blijkbaar als minder dramatisch aan,” stellen Maertens en Coussée in trends voor Specialisten.
Doel is met een gezamenlijk document, een charter, naar de administraties en politici te stappen. Informeel kregen de Fod Volksgezondheid en de Vlaamse administratie de plannen al te zien, overleg met het riziv is voorzien.
Als iedereen voldoende gesensibiliseerd is en bereid het charter te ondertekenen tonen ze meteen ook dat het hen menens is, menen Maertens en Coussée. Ze willen de projectmatige aanpak trouwens inschrijven in het op stapel staande e-health platform. “Technisch is dat betrouwbaar en veilig. Waarom zouden we het dan niet als platform gebruiken voor de hele registratieproblematiek?”
Wel houden beide experts er ernstig rekening mee dat hun ambitieuze opzet faalt. “Maar wat is het alternatief? Een status-quo en blijven klagen? Of een collectieve sectoriële registratiestaking? Dat willen we liever niet. Tijdens de informele contacten onthaalde men onze plannen positief. Maar het klopt, registratie correct honoreren, vergt extra middelen. En het is de vraag of de overheid daartoe bereid is.”
